SEP (Société d’Energie Privée) est spécialisée dans l’entretien et la maintenance de complexes hôteliers et commerciaux à Monaco. Avec plusieurs dizaines de collaborateurs, ses missions consistent à prendre connaissance des plans de bâtiments et programmes de maintenance et assurer un suivi de ces documents, à contrôler et diagnostiquer les réparations à faire selon l’état des bâtiments et enfin à vérifier et constituer les dossiers nécessaire au suivi du bâtiment.
Enjeux
Dans le cadre de ses missions, SEP a identifié plusieurs axes de travail autour de la gestion des documents :
- Optimiser le système documentaire : les principaux plans des installations sont uniquement sur support calque ou papier : difficulté d’exploitation des documents – risque de perte d’information
- Pérenniser et homogénéiser les supports: les nouveaux plans sont produits au format informatique sans unicité des supports : CD, disquette, DVD… : risque de doublon ou de version
- Faciliter l’accès à l’information : l’archivage des documents devient complexe : temps de recherche – évolution du plan de classement
SEP fonctionne sur deux sites physiques et informatique distincts ce qui renforce les contraintes recensées.
Solution proposée
Afin de répondre aux attentes de SEP, nous avons déployé une solution globale basée sur une prestation et la mise en œuvre d’un outil logiciel :
- Inventaire, tri & recollement des différents supports (plans papier, calques et électroniques) sur la base du plan de classement existant
- Numérisation des plans physiques (calque et papier) et nettoyage des images
- Reproduction de plans à taille réelle
- Indexation des informations du cartouche du plan
- Mise en place d’un système de Gestion Electronique de Document (GED) qui permet de centraliser, gérer et rechercher l’ensemble des plans des installations
Bénéfices
- Conservation, valorisation et sécurisation des plans.
- Meilleure exploitation des documents (pertinence et accessibilité)
- Autonomie des utilisateurs / faible changement des habitudes.
- Optimisation du système documentaire ( organisation et référencement )