M-Files® est un logiciel de Gestion Électronique des Documents (G.E.D.) révolutionnaire, qui élimine les problèmes de gestion, de recherche et de suivi des documents dans les organisations où les échanges d’information sont intensifs et critiques. Le cycle ininterrompu de création et de modification de documents en des endroits différents peut aboutir à un désordre inextricable de l’information dans l’entreprise.
Reprenez le contrôle de vos documents en adoptant le logiciel de G.E.D. le plus simple et efficace du marché. Les innovations de M-Files permettent une gestion fluide des documents et proposent des solutions puissantes aux problèmes dus à une maîtrise insuffisante des documents.
Gestion avancée des documents
M-Files répond à de nombreux besoins de gestion des documents, et permet d’automatiser ou de simplifier les tâches sans valeur ajoutée.
- Classement automatique et dynamique des documents
- Gestion des types de documents
- Navigation aisée et personnalisable
- Modèles de documents (templates ou gabarits)
- Gestion des relations inter-documents
- Gestion des versions…
Intégration à MS-Office et AutoCAD
M-Files apporte à vos applications bureautiques MS-Office et AutoCAD de riches fonctions permettant :
- Insertion des métadonnées dans le corps du Document (ex: date, client…)
- Accès aux métadonnées et aux fonctions de M-Files depuis l’application
- Comparaison du contenu des versions du document (MS-Word)
- Synchronisation automatique de cartouche (AutoCAD)
- Synchronisation des contacts depuis et vers la base (MS-Outlook)
- Fonctions « Enregistrer-Sous » et « Ouvrir » directement dans la base
- Synchronisation des emails avec la base (MS-Outlook)
Classement et Recherche des documents
M-Files classe automatiquement les documents en fonction des métadonnées qui leur sont attribuées :
- Recherche par mots-clés
- Recherche par contenu (indexation plein texte)
- Recherche rapide – Recherche multicritères
- Navigation par vues dynamiques personnalisables
- Indexation automatique de tous types de documents
- Possibilité de classement traditionnel (arborescence classique)
Numérisation et Indexation des documents papier
M-Files intègre des fonctions de numérisation et d’indexation des documents :
- Numérisation manuelle et automatique
- Conversion en format PDF/A
- Reconnaissance de Caractères (OCR)
- Compatible avec les solutions de RAD/LAD
- Connexion avec les copieurs multifonctions (MFP)
- Signature électronique
- Gestion des Archives Physiques
Travail Collaboratif – Workflow
M-Files dynamise votre organisation en permettant une circulation rapide et contrôlée de l’information.
- Gestion des flux de travail (Workflow)
- Notification automatique par e-mail
- Affectation de tâches
- Gestion des échéances
- Abonnement aux événements
- Capture automatique des e-mails
Capture des Informations
M-Files permet de capturer différents flux de documents entrant dans votre organisation afin de fiabiliser l’entrée des informations.
- Capture des e-mails
- Compatibilité avec tous systèmes de numérisation : Scanners, MFP, etc…
- Capture des fax via les MFP équipés d’une carte fax ou via un serveur de Fax
- Capture des informations existantes
Gestion des Objets
M-Files gère non seulement vos documents, mais peut également gérer ou afficher les autres objets pris en charge par votre organisation : clients, affaires, contacts, produits…
- Gestion des objets de tous types : Clients, Projets, Contacts, Produits, etc…
- Connexion temps-réel avec les applications externes : ERP, CRM, GPAO…
- Relations inter-objets et objets-documents
- Affectation de fichiers à ces objets (pièce jointe)
Sécurité et Protection
M-Files protège vos documents contre les erreurs de manipulation, contre les accès non autorisés, contre les incidents, et permet de conserver la trace des activités et des modifications.
- Gestion des droits, des profils et des groupes utilisateurs
- Conservation de l’historique des modifications
- Protection contre les conflits d’accès (check-out / check-in)
- Authentification propriétaire ou intégrée à Windows (ActiveDirectory)
- Protection contre les suppressions accidentelles
- Observateur d’événements intégré
- Compatible avec la signature électronique
Configuration – Administration – Maintenance
M-Files inclut tous les outils pour sa configuration, sa maintenance et son administration, ainsi que pour la personnalisation des applications de GED destinées à satisfaire vos attentes spécifiques.
- Personnalisation des applications
- Gestion des droits et des utilisateurs
- Sauvegardes, restaurations, migrations
- Contrôle d’intégrité et réindexations des bases
- Déploiement et mises à jour
- Journal des évènements
- Bases de données : Firebird, MS-SQL-Server
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Présentation M-Files -
M-Files : interface utilisateur -
M-Files : interface administrateur -
MK-ingénierie présente M-Files