Suite au déménagement du siège social de la Compagnie, le service armement de la Société Nationale Corse Méditerranée qui gère les dossiers de ses salariés marins souhaite mettre en œuvre une nouvelle solution qui d’une part, remplace le système actuel de rangement qui contient les dossiers papiers suspendus et d’autre part, propose de nouvelles possibilités de gestion des documents dans la cadre d’un plan global de rationalisation et de gestion du système d’information. Ces dossiers, au nombre de 2 000 réunissent l’ensemble des documents liés à la vie administrative de chaque marin. La SNCM s’est donc tournée vers une prestation de dématérialisation et d’archivage des dossiers pour assurer un service de transition.
Enjeux
- Réduire les impacts d’un déménagement dans ses nouveaux locaux
- Simplifier le traitement des dossiers et l’accès à l’information
- Pérenniser la conservation les dossiers marins et faciliter leur gestion.
- Valoriser la prestation de dématérialisation au delà des gains de place.
Solution proposée
Notre solution couvre l’ensemble du processus de dématérialisation du passif des dossiers marins par la mise à disposition d’une plateforme Saas de consultation web, hébergée, accessible et sécurisée. Cette plateforme de consultation est basée sur notre outil de GED Mfiles qui fournit un classement simple et efficace à partir des métadonnées renseignées lors de la phase d’intégration des dossiers dématérialisés et pouvant gérer des flux de validation et la mise en place de suivi reporting et d’indicateurs.
Bénéfices
- Mise en ligne de l’ensemble des pièces du dossier
- Accès en mode Saas, sans impact sur l’infrastructure SNCM
- Valorisation de l’opération de reprise du passif par la recherche précise et rapide
- Expérimentation progressive des principes de le GED
- Réduction des coûts de gestion